ZUS: Prościej i taniej, czyli e-akta

Prościej i taniej, czyli e-akta

Jesteś pracodawcą i chciałbyś uniknąć uciążliwości związanych z prowadzeniem papierowej dokumentacji pracowniczej? Zapisz się na bezpłatne szkolenie w Oddziale ZUS w Zabrzu. Przypominamy, od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy, które wprowadzają wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych.
Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca sam będzie decydował, czy chce archiwizować dokumenty w postaci papierowej, czy elektronicznej. Będzie można zamienić dotychczasową dokumentację papierową na elektroniczną.

10 lat zamiast 50 lat
– Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5. W Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy skracają okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji nowych pracowników z 50 lat do 10-ciu. Ułatwienie to dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – mówi Beata Kopczyńska, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa śląskiego.
Ale istnieje też możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentów pracowniczych osób zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Aby z tego skorzystać pracodawca będzie musiał złożyć do ZUS: oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999 – 2018 oraz raport informacyjny (ZUS RIA). W raporcie ZUS RIA pracodawca przekazuje za pracownika dodatkowe dane za lata 1999–2018, m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy
w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. ZUS zapisze te dane na koncie ubezpieczonego.

Dla kogo 50 lat
Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przedsiębiorca nadal przechowuje przez okres 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą.

Bezpłatne szkolenia w zabrzańskim ZUS
Wszystkich zainteresowanych tematem e-akt Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział ZUS w Zabrzu przy ul. Szczęść Boże 18 zaprasza do wzięcia udziału w bezpłatnych szkoleniach, które odbędą się: 16.01.2019, 27.02.2019, 27.03.2019, 24.04.2019 i 05.06.2019, w godz. od 10.00 do 13.00. Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc prosimy o wcześniejsze zapisy pod nr tel. 32 277 87 76.

Ponadto na stronie www.zus.pl w zakładce „Wydarzenia i szkolenia” można znaleźć wykaz aktualnych, darmowych szkoleń dla klientów ZUS prowadzonych przez oddziały ZUS
w województwie śląskim.

Wszystko o e-aktach
Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl.

Beata Kopczyńska
regionalny rzecznik prasowy ZUS
Województwa śląskiego